規劃、執行一場打動人心的簡報,堪稱職場必備的技能。

如何規劃一場成功的簡報?兵法有云:「攻心為上」,首要之務是了解簡報對象的特性、知識水準、價值觀及人數。優秀的簡報者就如同出色的銷售員,要能找出顧客的需求,並充分滿足他們。事先勘察場地,也有助於簡報時掌握現場狀況。

可以多利用說明性強的圖表、表格或照片,讓簡報內容更活潑,吸引觀眾的注意力。也可運用一些特效來增加觀眾對簡報的印象及好奇。但要記住,別讓簡報太過複雜,例如用十幾種字體或一大堆特效,應掌握簡單大方、出眾的特色。

此外,有一些道具可以為簡報加分,包括白板、投影機或幻燈片、圖表架以及電腦簡報軟體。另外,若有專家或資深人士的論點可以支持簡報中的論點,可以考慮邀請他們當特別來賓,或引用專家學者的意見來支持自己的立場,為自己塑造權威感。

合宜的穿著打扮會為簡報加分,簡報中的說話技巧與肢體語言,也都會影響觀眾。例如,簡報時切忌老是站在同一個位置上,試著將簡報當成一場表演,腳步的移動可以帶動觀眾的注意力,讓他們對你保持興趣。此外,簡報時應不時地環顧四周,研判觀眾的情緒,評估自己的速度是否太快或太慢,把焦點放在滿足他們的需求上。

如果不幸在簡報的過程中,遇到故意搗蛋或踢館的觀眾,此時應先保持冷靜,了解他的用意,友善但態度堅決地先將簡報做完,再回答他的問題。如果當真遇到自己無法回答的問題,就要向對方坦承,並誠懇地表示將在會後找出答案並告知對方。

(本文摘自中國生產力中心出版《3天速成!簡報技巧》)
【2007/11/26 經濟日報】
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